Service amministrativi, per i fondi pensione l’esternalizzazione di flussi e processi passa per entità “altamente specializzate”

Operano dietro le quinte, nella gestione di processi e flussi informativi che i fondi pensione possono demandare a soggetti terzi. I service amministrativi vedono uno sviluppo fortemente collegato all’evoluzione della previdenza complementare e della normativa che la regola. “Il ricorso all'esternalizzazione è contemplato dall’articolo 5-septies del Dlgs 252/2005, che prevede la possibilità, per un fondo pensione, di esternalizzare una serie di attività (come ad esempio la gestione amministrativa), se le modalità sono tali da non incidere negativamente sul sistema di governo del fondo, sul rischio operativo, sulla trasparenza e sulla qualità del servizio offerto agli aderenti”, spiega Sofia Mencarelli, dell’area economia e finanza di Mefop. La società del ministero dell’Economia e delle Finanze per lo sviluppo del mercato dei fondi pensione elabora ogni anno una panoramica del settore e, nel 2024, emerge come delle 175 entità esaminate, si affidino a service amministrativi 33 fondi negoziali, 32 fondi aperti, 72 fondi preesistenti, e 37 PIP.

I dati Mefop si riferiscono nello specifico alla situazione dei service amministrativi al 31 dicembre 2023, e l’incidenza percentuale sul panorama dei fondi pensione è collegata anche ai dati presenti sui registri Covip, per cui, da un confronto incrociato, emerge che l’accesso ai service amministrativi nei dati Mefop riguardi il 100% dei negoziali e l’80% dei fondi aperti.

Un mercato concentrato

Proprio nell’ambito dei dati, “per quanto concerne il ‘panorama’ di queste entità negli anni non ci sono state grandi modifiche a livello di quote di mercato, molto concentrato data l'offerta limitata. Dalle ricerche condotte da Mefop, tuttavia, si evince che i fondi pensione hanno preferito esternalizzare questa attività fin da subito”. Tanto che già il fondo pensione negoziale iscritto col numero 1 al registro della Covip, Fonchim, si è dotato di un service amministrativo (Accenture). I dati relativi alle quote di mercato vedono, nell’ultimo aggiornamento al 31 dicembre 2023, una grande fetta della torta in mano a un operatore, Previnet, che serve 119 entità e, nel dettaglio dei soli fondi pensione negoziali, il 77% del totale “in termini di iscritti” e quasi il 38% (il 37,9%) per i fondi aperti. Pur staccato per numero di entità servite (18), OneWelf si posiziona bene per quanto riguarda la quota di mercato in termini di iscritti tra i fondi pensione aperti (38%). Segue in terza posizione Accenture, che nei dati di Mefop si aggiudica quasi il 16% della quota di mercato in termini di iscritti ai fondi negoziali. La scarsa “dinamica” del mercato, secondo Fabio Ricci, direttore di OneWelf è dovuta al fatto che il cambio di service per un fondo “è un momento di discontinuità importante. Il nostro ruolo, d’altronde, è quello di ‘macchina operativa del fondo’”.

Le entità

Non esiste un requisito univoco per operare come service amministrativo. “Le strutture operanti in Italia sono molteplici – spiega Mencarelli –, si pensi ad esempio alle società di consulenza e outsourcing, alle compagnie di assicurazione e alle società ‘in house providing’”. In ogni caso, nel momento in cui offrono servizi ai fondi pensione, tali enti “devono operare in conformità alla normativa del settore previdenziale, ossia Dlgs 252/2005, IORP II e DORA (che si applicherà anche ai service con decorrenza gennaio 2025), per garantire trasparenza e controllo. In particolare, negli accordi di esternalizzazione, i service amministrativi che, per la loro natura, non sono sottoposti al controllo di un’autorità di vigilanza devono ‘subordinarsi’ in modo esplicito al controllo della Covip” e “sono sempre sottoposti al controllo della revisione interna del fondo”. L’evoluzione normativa ritorna nella riflessione di Alessio Garbin, direttore di Previnet che indica come anche nei contratti stipulati con i fondi sia “inserito il diritto di accesso alla nostra sede per l’organo di vigilanza, con riferimento alle attività esternalizzate”. Negli anni, afferma, “abbiamo realizzato una serie di sistemi in house, con un approccio multidisciplinare che abbraccia competenze amministrative, finanziarie, fiscali, legali”. Il modello proposto è di full outsourcing, per la gestione del fondo in ogni suo aspetto, “le posizioni individuali, i rapporti con le aziende che versano per conto degli iscritti (nel caso di adesione collettiva) o del singolo, il calcolo del NAV (e poi passiamo questa informazione al depositario)”. Alla richiesta di FundsPeople di riassumere l’attività di Previnet come service, Garbin parla di “consulenti di organizzazione”. “Valutiamo e analizziamo le peculiarità tecniche e organizzative del fondo, il suo modus operandi per comprendere come, attraverso un processo dialettico sempre con la struttura, sia possibile definire un modello operativo caratterizzato da processi innovativi, tecnologie all’avanguardia e valorizzando il contributo e la professionalità delle risorse dedicate. Il tutto facendo prevalere una logica di partnership anziché di fornitura di servizi”.

IORP II, cosa è cambiato

Come anticipato, nel 2018 IORP II ha portato una scossa interna al sistema della previdenza complementare a livello UE e, contestualmente, per le entità che gravitano intorno al settore. Il recepimento nel nostro ordinamento (Dlgs 147/2018), ha apportato due cambiamenti: “Il primo è sulla governance dei fondi”, spiega Garbin, il secondo è più legato all’introduzione di “strumenti atti a garantire massimi livelli di trasparenza nei rapporti tra i fondi e i propri iscritti”. Un’evoluzione in tal senso è legata anche alla Dora. “Un service amministrativo oggi deve operare non solo investendo in nuove tecnologie, ma garantendo anche un elevato livello di sicurezza, sia nella gestione del dato sia nel suo mantenimento”. Anche per questo motivo, sottolinea Garbin “evitiamo l’adozione di soluzioni in cloud. Il nostro datacenter, che conserva i dati dei clienti, è progettato e certificato con l’obiettivo di rispondere ai requisiti di integrità, disponibilità e confidenzialità nel trattamento, mantenimento e gestione delle informazioni, nel rispetto delle norme in materia riconosciute a livello internazionale.”

La “responsabilità in ambito tecnologico” dei service amministrativi è il cuore del sistema. Anche in questo caso i servizi offerti seguono la specificità dell’ente. “Chi fa outsorcing di operation lo fa di solito sui sistemi del suo cliente – spiega ancora Ricci di OneWelf –, noi invece eroghiamo i nostri servizi amministrativi, su soluzioni applicative che sono sviluppate singolarmente dai service. E questo è un elemento importante perché chi si avvale dei nostri servizi acquista i servizi di operation ma anche tutto ciò che deriva dalla soluzione tecnologica. Questo ci ‘obbliga’, in qualche modo, a seguire le innovazioni della tecnologia e a svilupparle sui nostri applicativi”. Il continuo aggiornamento tecnologico è ancillare a un obiettivo che, nell’opinione di Ricci, è sempre stato alla base delle indicazioni di Covip: “Il fondo deve essere in grado di affidare la gestione amministrativa in outsourcing con la possibilità di verificare continuativamente le azioni esternalizzate, insomma, come se fossero svolte internamente”. Molta regolamentazione, dunque, “è andata nella direzione di incrementare la capacità di controllo dei service provider quale elemento critico e motore del fondo. Per questo motivo – conclude Ricci – tutte le modifiche relative alle funzioni fondamentali (ad esempio l’audit) vedono un continuo incremento e affinamento”.  

Tratto dalla rivista FundsPeople di luglio/agosto n. 86