TRIBUNA de Miguel Linares Polaino y Leticia Travesedo de Castilla, abogados de Linares Abogados.
A partir de hoy, las entidades podrán identificar a sus clientes mediante videoconferencia.
Esta novedad tendrá un efecto directo en todas aquellas entidades que comercialicen sus productos a distancia, ya que las obligaciones establecidas en materia de prevención del blanqueo de capitales suponían una gravosa carga que, en muchas ocasiones, dificultaba el desarrollo del modelo de negocio inicialmente previsto.
Efectivamente, hoy, 1 de marzo de 2016, entra en vigor la autorización emitida por el Servicio Ejecutivo de Prevención del Blanqueo de Capitales (SEPBLAC) el pasado 12 de febrero y mediante la cual finalmente se autoriza el establecimiento de procedimientos de identificación no presencial de clientes, una demanda que venía realizando hace tiempo el sector.
Con la entrada en vigor de esta autorización, los procesos de identificación de clientes se agilizan y se adecúan a una sociedad cada vez más digitalizada.
Es importante destacar, como veremos a continuación, que con esta autorización no se relajan las obligaciones de identificación y conservación de documentación impuestas a las entidades, sino que se permite el cumplimiento de las mismas de una manera mucho más inmediata y ágil e, incluso, podríamos decir que más segura, ya que este tipo de procedimientos permiten, de hecho, un contacto personal entre el cliente y la entidad, permitiendo que la entidad compruebe de manera fehaciente que el cliente es quien dice ser.
Pasemos a continuación a analizar el contenido del documento emitido por el SEPBLAC.
Supervisión de los procedimientos
En primer lugar, se permite el establecimiento de estos procedimientos sin necesidad de contar con la previa autorización del SEPBLAC. El requerimiento de la autorización previa por parte del Servicio Ejecutivo habría supuesto una traba administrativa dilatadora de todo el proceso, por lo que es de agradecer que se haya optado por el sistema de libre implantación de los procedimientos (siempre que cumplan con los requisitos establecidos en la nota del SEPBLAC), sujeto, como es habitual, a la supervisión e inspección del servicio ejecutivo.
Para reforzar la supervisión de la adecuación de los procedimientos se establece, además, que el siguiente informe de experto externo independiente, obligatorio para ciertos sujetos obligados de conformidad con el artículo 28 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo (Ley 10/2010), se pronuncie de manera expresa sobre la adecuación y eficacia del procedimiento de identificación no presencial mediante videoconferencia.
Implantación y ejecución del procedimiento
En relación con el desarrollo del proceso, se establecen ciertos requisitos:
a) En primer lugar, con carácter previo a la implantación de un procedimiento, la entidad deberá (i) realizar y documentar el correspondiente análisis de riesgo específico con anterioridad al uso de una nueva tecnología requerido por el artículo 32 del Real Decreto 304/2014, de 5 de mayo, por el que se aprueba el reglamento de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo (RD 304/2014); y (ii) documentar el procedimiento y comprobar su eficacia, dejando constancia por escrito de los resultados de la comprobación.
b) Los procedimientos de identificación mediante videoconferencia deberán ser gestionados por personal con formación específica, formación que deberá quedar acreditada según lo establecido en el artículo 39 del RD 304/2014. Este artículo establece la obligación de ciertos sujetos obligados de establecer un plan anual de formación en materia de prevención del blanqueo de capitales y, en caso de no estar obligado a establecer dicho plan, a acreditar que se ha recibido la formación externa adecuada para el ejercicio de sus funciones. Por tanto, el personal que gestione estos procedimientos deberán haber recibido formación en materia de prevención del blanqueo de capitales y será necesario acreditar que han recibido dicha formación.
c) La autorización emitida por el SEPBLAC prevé, expresamente, que la ejecución de los procedimientos pueda ser externalizada, sin que en ningún caso esta externalización pueda suponer una exención de responsabilidad. La nota no concreta, puesto que no es objeto de su competencia, si esta externalización debe ser entendida como una delegación de funciones esenciales y, por tanto, comunicada previamente al Banco de España, o como una delegación de funciones operativas no esenciales, sujeta únicamente a la obligación de comunicación posterior. En nuestra opinión, el proceso de identificación de clientes debe ser considerado una función esencial, por lo que recomendamos seguir el procedimiento de comunicación previa.
d) El sujeto obligado deberá implantar requerimientos técnicos que aseguren la autenticidad, vigencia e integridad de los documentos de identificación, así como la correspondencia del titular con el cliente objeto de identificación. Mientras que la comprobación de la validez de un DNI o un NIE parece factible por medios técnicos, determinar la correspondencia del titular del documento con el cliente objeto de identificación se antoja un poco más complicada. En este punto, parece que bastará con demostrar una cierta diligencia a la hora de cotejar la fotografía del documento con la imagen del cliente.
Desarrollo del procedimiento
En relación con el desarrollo de los procedimientos de identificación, la autorización del SEPBLAC establece los siguientes requisitos:
a) El procedimiento sólo podrá ser aplicable a clientes provistos de aquellos documentos de información que sean considerados fehacientes de conformidad con lo establecido en el artículo 6 del RD 304/2014 y que son exigidos igualmente en los procedimientos de identificación presencial.
b) El cliente deberá consentir expresamente (i) la realización del procedimiento de identificación no presencial mediante videoconferencia y (ii) la grabación y conservación del proceso por parte de la entidad.
c) El procedimiento de identificación deberá ser grabado con constancia de la fecha y hora, debiendo conservarse esta grabación por la entidad durante los preceptivos 10 años establecidos por el artículo 25 de la Ley 10/2010.
d) Durante la videoconferencia el cliente deberá mostrar claramente el anverso y el reverso del documento empleado para su identificación y la entidad deberá conservar una fotografía de los mismos, con la calidad y nitidez necesarias para permitir su uso en investigaciones y análisis. Las instantáneas deberán ser conservadas por los preceptivos 10 años establecidos por el artículo 25 de la Ley 10/2010.
e) La entidad deberá adoptar las medidas necesarias tendentes a asegurar la privacidad de la conversación mantenida con el cliente.
f) En cualquier caso, antes de la ejecución de cualquier tipo de operación, será necesario, comprobar que el cliente nos está sometido a sanciones o contramedidas financieras internacionales.
Prohibición de completar el proceso de identificación
La norma establece unos supuestos, lógicos por otra parte, en los cuales no será posible completar el proceso de identificación:
(i) cuando existan indicios de falsedad o manipulación en el documento de identificación;
(ii) cuando existan indicios de falta de correspondencia entre el titular del documento y el cliente objeto de identificación; o
(iii) cuando las condiciones de la comunicación no sean las adecuadas para asegurar el cumplimiento de (i) y (ii).
Debemos aplaudir la iniciativa del SEPBLAC de autorizar expresamente este tipo de procedimiento de identificación no presencial mediante videoconferencia que estaban siendo demandados por el sector. Los procesos de identificación formal del cliente establecidos por la normativa vigente resultaban anacrónicos en relación con los nuevos servicios y aplicaciones que han ido surgiendo durante los últimos años, dificultando en muchos casos la implantación de modelos de negocio atractivos y dinámicos para los usuarios de teléfonos inteligentes.