Vivimos en un mundo laboral donde la sobrecarga y la hiperconectividad son la norma y donde estar muy ocupado, hacer cada vez más y a un ritmo frenético se utilizan como medidas de éxito y eficacia. Sin embargo, la productividad no tiene tanto que ver con la cantidad ni con la velocidad sino más bien con una gestión eficiente de lo que se hace, cómo se hace y del valor que aporta. 

Cal Newport, profesor de la Universidad de Georgetown, propone reducir la velocidad para mejorar la productividad e invita a reflexionar sobre cómo gestionamos el tiempo y la energía para evitar caer en la trampa de la sobrecarga. Porque acumular tareas, asistir a numerosas reuniones, responder rápidamente a los correos… no es indicio de desempeño ni de productividad sino un productor de agotamiento. Y las investigaciones demuestran que el agotamiento mental y la sobrecarga cognitiva incrementan los errores, reducen la eficiencia y disminuyen la motivación y el compromiso. 

Frente al más como sinónimo de mejor, Newport defiende medir la calidad de las cosas que se hacen y el esfuerzo útil y sano. Y pone el foco en tres principios a los que todo gestor de equipos debe prestar atención: las tareas, el flujo de trabajo y que el equipo encuentre valor en lo que hace.

No es hacer más sino hacer lo MÁS importante

El primer principio es no hacer ‘más’ sino hacer ‘lo más importante’. Parte de la premisa de depurar la cantidad de tareas a realizar para que el equipo pueda concentrarse en las que generarán los resultados más importantes. También propone encontrar formas de reducir las tareas generales o más administrativas, poniéndolas coto desde el punto de vista de tiempo y recursos que consumen, para evitar que se conviertan en un pozo sin fin que absorba la atención por completo. Esto, además de mejorar la calidad del trabajo, elevará la efectividad. 

El máximo nivel de desempeño necesita tiempo

El siguiente principio está relacionado con el flujo y ritmo de trabajo. Es conveniente que los miembros del equipo cuenten con el tiempo necesario para completar sus tareas a un alto nivel. Y a la hora de establecer los plazos de entrega, tener en cuenta también los altibajos diarios en la concentración y en la energía que todas las personas experimentan. Intentar ajustar esos tiempos sin atender a que no todas las tareas exigen el mismo nivel de concentración ni los mismos tiempos de ejecución solo provocará que tus colaboradores se apresuren en completar su trabajo sin preocuparse por la calidad del mismo. Una regla para ayudarte a cumplir con este principio: cuando preguntes cuánto tiempo requerirá una tarea, duplica el tiempo que te diga tu primer instinto. 

La calidad genera excelencia y satisfacción

El último principio hace referencia a obsesionarse con la calidad en lugar de con la cantidad. Conseguir hacer un bueno trabajo y que aporte valor al equipo y a la organización es la verdadera marca de la excelencia y la diferenciación, y, por si esto fuera poco, la mayor fuente de satisfacción: que tus colaboradores sientan que la calidad y la contribución son la prioridad les hará enorgullecerse de su trabajo y del lugar donde lo realizan.

¿CÓMO ADOPTAR ESTOS PRINCIPIOS EN LA DINÁMICA DE TU EQUIPO? 

Existen algunas pautas que te ayudarán a empezar a integrar estos principios en la dinámica de tu equipo. 

Sincronizar la carga de trabajo del equipo

La primera de ellas es sincronizar la carga de trabajo del equipo. Normalmente el verdadero alcance de esta carga suele estar oculto y disperso en diferentes y muy variadas listas, herramientas y aplicaciones. Para salvar este escollo, es recomendable crear una lista maestra centralizada de tareas que incluya una sublista para cada miembro del equipo. En esa lista se realizará el seguimiento de cada tarea que el equipo tiene que realizar y cada sublista recogerá cada tarea en la que un miembro del equipo esté trabajando en este momento, de tal forma que cuando uno termine una tarea, tomará una nueva de la lista principal y la agregará a su sublista. 

Tableros virtuales, hojas de cálculo compartidas, apps, existen múltiples opciones para llevar a cabo esta lista de tareas. Lo fundamental es que exista un lugar donde todos los miembros puedan ver en qué se está trabajando, cuándo y quién lo está haciendo, lo que permitirá reconocer qué tareas son valiosas para la misión del equipo y que se dirijan los esfuerzos hacia ellas.

Normas de comunicación estructuradas y claras

La comunicación es otra herramienta a cuidar para mejorar la productividad. Se recomienda que el equipo disponga de unas normas de comunicación estructuradas y claras para evitar las interrupciones constantes, los hilos de comunicación poco eficaces y que la información se pierda. Por ejemplo, puede resultar eficaz que cada miembro del equipo establezca y programe unas horas donde estará disponible para hablar de cualquier cosa, mientras reserva el resto del día a concentrarse en sus tareas.  

Programar reuniones periódicas para la resolución de incidencias y problemas es otra alternativa para conseguir maximizar la productividad del equipo. Evitará las distracciones e ineficacias que genera el estar recibiendo hilos de correos electrónicos por cada una de ellas, con el consiguiente gasto en tiempo y atención que conlleva gestionar cada uno de ellos. 

Y, por último, pero no menos importante, la mejora de la productividad empieza por ti. Como responsable del equipo, eres el primero que has de cambiar para conseguir que tus hábitos y comportamientos sean ejemplo de ese trabajo enfocado, reflexivo, productivo y de calidad. Prioriza, delega, automatiza y libérate para poder dedicarte a las actividades de mayor valor. 

Estas pautas contribuirán a que tanto el ritmo al que se terminan las cosas importantes como la calidad al que se hacen aumente.